Payment Voucher Request – Important Rules

📌 1. Approved Amount Control

• Approval Form တွင် Approved ဖြစ်ပြီးသား Amount ထက် ကျော်လွန်၍ ထုတ်ယူခြင်း/သုံးစွဲခြင်း မပြုလုပ်ရပါ။

• Approved Amount အတွင်းသာ Payment ပြုလုပ်ခွင့်ရှိပါသည်။

📌 2. Partial Payment

• Approved Amount ကို တစ်ကြိမ်တည်း မထုတ်ယူဘဲ Partially Payment အဖြစ် အကြိမ်ကြိမ် ထုတ်ယူနိုင်ပါသည်။

• စုစုပေါင်း ထုတ်ယူထားသော Amount သည် Approved Amount ထက် မကျော်လွန်ရပါ။

📌 3. Approval Requirement

• Approval Form သည် Approved Stage သို့ ရောက်ရှိပြီးမှသာ Cash ထုတ်ယူခွင့်ရှိပါသည်။

• Approval မပြီးဆုံးသေးပါက Cash ထုတ်ယူခြင်း မပြုလုပ်ရပါ။

📌 4. Payment / Received Amount

• ငွေထုတ်ယူမည်ဆိုပါက Payment Amount တွင် Amount ထည့်ပေးရပါမည်။

• ငွေပြန်သွင်းမည်ဆိုပါက Received Amount တွင် Amount ထည့်ပေးရပါမည်။

📌 5. Payment Type

• Advance = ကြိုတင်ငွေ ထုတ်ယူခြင်း

• Expenses = Expense ကို တိုက်ရိုက်ထုတ်ယူခြင်း

• Claim = ယခင်ထုတ်ယူထားသော Advance ကို ပြန်လည်ရှင်းလင်းခြင်း

• Money Change / Internal Transfer ကို Account Team မှသာ အသုံးပြုရပါမည်။

📌 6. Claim Requirement

• Type = Claim ဖြစ်ပါက ယခင်ထုတ်ယူထားသော Advance ကို Related Expenses တွင် မဖြစ်မနေ တွဲပေးရပါမည်။

📌 7. Supporting Links

• Event, Car Repair, PG, Deposit, Donation, Fixed Asset, TT Payment, Technician Support, Contract စသည့် Transaction များအတွက် Odoo တွင် Create လုပ်ထားသော သက်ဆိုင်ရာ Link များကို မဖြစ်မနေ တွဲပေးရပါမည်။

📌 8. Attachment / Docu Work File Path

• Attachment File များကို Approval Form တွင် တိုက်ရိုက် Upload မတင်ရပါ။

• Description တွင် Account Department မှ စစ်ဆေးထားသော Docu Work File Path ကို Copy & Paste ပြုလုပ်ပေးရပါမည်။

📌 9. Account Checker Review

• Request ပြုလုပ်ပြီးပါက Account Checker ကို Activity ဖြင့် Mention ခေါ်ပေးရပါမည်။

• Account Checker မှ စစ်ဆေးပြီးပါက Requester ကို Activity ဖြင့် Mention ခေါ်ပြီး စစ်ဆေးပြီးကြောင်း အသိပေးပါမည်။

📌 10. Approval Workflow

1. Requester – Create Request

2. Account Checker – Review

3. Requester – Request Approval according to Approval Matrix

4. Approval Matrix – Complete

5. Account Checker – Click Approved

6. Requester – Proceed to Cashier

7. Cashier – Process Cash/Bank Payment

📌 11. Cashier Confirmation

• Cashier မှ ငွေလာထုတ်မည့်သူကို Activity ဖြင့် Mention ခေါ်ပြီး Approval No. နှင့် Amount ထည့်ရေးပေးရပါမည်။

• ငွေလာထုတ်မည့်သူ/Section မှ Activity တွင် “Cash Received” ဟု ပြန်ရေးပြီးမှသာ Cashier မှ Confirm ပြုလုပ်ပေးရပါမည်။